Prestataires de conciergerie : mandat, contrôle et sous-traitance

2. Qualifier l'entité, la compétence et la mission

Le dossier identifie la personne ou l'entreprise contractante, son statut, son contact, la mission précise et le territoire. Les justificatifs demandés doivent correspondre au risque : une intervention électrique, une maintenance de piscine, une remise de clés et un ménage ne mobilisent pas les mêmes compétences, assurances ou documents. Ne collectez pas un paquet identique de pièces personnelles pour tous les intervenants.

Vérifiez l'existence et la cohérence de l'entité par les canaux adaptés, les qualifications réglementées lorsque la mission l'exige, les références utiles et la capacité de remplacement. Une certification commerciale ou une note en ligne n'est pas une habilitation. Toute limite est écrite : tâches exclues, produit interdit, matériel fourni, horaires, accès, capacité à engager une dépense et obligation d'alerte.

3. Contractualiser résultat, assurance et preuve

Le contrat ou bon de commande définit le logement, le résultat attendu, le créneau, le prix, les fournitures, la responsabilité sur les clés, la procédure d'écart et les conditions de fin. Il précise ce qui prouve l'exécution : checklist, mesure, photographie ciblée, rapport technique ou validation contradictoire. Une obligation de photographie générale ne doit pas produire des images de personnes ou d'effets privés sans nécessité.

L'assurance se vérifie au regard de l'activité réellement confiée, de la période, du territoire, des exclusions et des montants contractuels. Une attestation reçue ne signifie pas que tout sinistre sera garanti. Conservez le document, l'émetteur et l'échéance ; demandez confirmation à l'assureur ou au conseil lorsqu'une activité est ambiguë. La facture prouve une demande de paiement, pas la conformité du résultat.

• Objet, lieu, fréquence et durée.
• Résultat mesurable et points de contrôle.
• Prix, frais et plafond d'urgence.
• Assurance adaptée à confirmer.
• Matériel, produits et consignes.
• Preuve attendue et canal.
• Incident, remplacement et résiliation.
• Sort des accès et données en fin de contrat.

4. Appliquer la vigilance Urssaf sans faux feu vert

L'Urssaf indique que, pour un contrat de prestation atteignant 5 000 euros hors taxes au montant global, le donneur d'ordre demande une attestation de vigilance lors de la conclusion puis tous les six mois jusqu'à la fin du contrat, et en vérifie l'authenticité avec le code de sécurité. Le dossier calcule donc le montant global et ne fragmente pas artificiellement les factures pour contourner le seuil.

Une attestation authentique répond à ce contrôle précis. Elle ne certifie ni qualité, ni assurance, ni compétence, ni conformité de toutes les obligations du prestataire. Si la qualité de donneur d'ordre, le périmètre contractuel ou le seuil est incertain, la question est consignée et examinée avant la commande. Le travailleur indépendant n'est pas dispensé par principe.

1. Qualifier contrat et parties.
2. Calculer le montant global hors taxes.
3. Demander l'attestation si le contrôle s'applique.
4. Vérifier le code de sécurité sur le service Urssaf.
5. Enregistrer résultat, date et échéance.
6. Bloquer ou escalader un document invalide.
7. Recontrôler tous les six mois jusqu'à la fin.

5. Affecter une mission avec le minimum d'accès

L'ordre de mission contient seulement ce qui permet l'exécution : logement ou zone, fenêtre, résultat, consignes, contact d'escalade et accès temporaire. Le prestataire de ménage n'a pas besoin du montant du séjour, du document d'identité, de l'ensemble des échanges voyageurs ou du portefeuille du propriétaire. Un code permanent partagé entre plusieurs entreprises supprime la traçabilité et augmente le risque.

L'affectation est nominative ou rattachée à une équipe identifiée. Le gestionnaire vérifie acceptation, disponibilité et dépendances avant le créneau. Si un sous-traitant ultérieur intervient, l'autorisation contractuelle et les contrôles applicables sont réalisés avant de lui transmettre les consignes. Un remplacement urgent n'autorise pas une création de compte sans responsable ni échéance.

6. Encadrer sous-traitance, sécurité et conservation

Lorsque le prestataire traite des données pour le compte d'un responsable, la CNIL rappelle les exigences de l'article 28 du RGPD : objet, durée, finalité, catégories, instructions, sécurité, assistance, audit, sort des données et encadrement des sous-traitants ultérieurs. Le nom commercial « prestataire » ne suffit pas à qualifier le rôle ; les décisions réellement prises déterminent l'analyse.

La conservation suit la finalité. Les données actives de la mission sont retirées à la clôture, tandis qu'une preuve nécessaire à un litige peut être isolée avec accès restreint et date de réexamen. Les photographies restent dans le canal prévu, pas dans la galerie personnelle de l'intervenant. Le contrat prévoit notification rapide d'un accès perdu, d'un envoi au mauvais destinataire ou d'une violation possible.

7. Séparer exécution, contrôle qualité et clôture

Le prestataire déclare ce qu'il a réalisé, les écarts et les réserves. Le contrôleur rapproche le résultat de la checklist, des mesures ou du standard attendu. Le gestionnaire décide ensuite disponibilité, reprise, paiement ou escalade selon ses pouvoirs. Une mission « terminée » peut rester non conforme ; une photographie propre ne prouve pas le fonctionnement d'un équipement.

Le contrôle est proportionné au risque : échantillonnage stable pour une tâche répétitive, contrôle complet après incident, vérification qualifiée pour sécurité ou technique. Chaque écart reçoit une catégorie, une action, un responsable et une échéance. Les scores servent à détecter les tendances, pas à déduire automatiquement une faute ou à classer publiquement les personnes.

1. Recevoir le compte rendu d'exécution.
2. Vérifier les points critiques.
3. Qualifier écart, impact et preuve.
4. Décider reprise ou acceptation.
5. Mettre à jour disponibilité si nécessaire.
6. Rapprocher facture et résultat.
7. Clore avec réserves explicites.

8. Gérer incident, remplacement et fin de relation

En cas de retard, absence, perte de clé, dommage ou incident de données, protégez d'abord les personnes et le logement. Suspendez les accès concernés, informez le décideur et ouvrez une chronologie. Le remplacement suit la même qualification minimale que le titulaire ; l'urgence réduit éventuellement le périmètre de la mission, pas les exigences de sécurité.

À la fin du contrat, retirez comptes, codes, documents, délégations et accès. Confirmez le sort des données chez le prestataire et ses sous-traitants. La revue trimestrielle vérifie pouvoirs, contrats, assurances, attestations dues, résultats, incidents, remplacements et accès. La prochaine revue éditoriale est fixée au 20 octobre 2026 afin de rester alignée avec le lot réglementaire historique.

• Continuité et personne à contacter.
• Accès suspendus ou révoqués.
• Faits et impacts documentés.
• Prestataire remplaçant qualifié.
• Propriétaire informé selon mandat.
• Pièces restituées ou supprimées.
• Cause et action préventive enregistrées.
• Ancienne version du contrat conservée si nécessaire.